Užsakyti demonstraciją

PradžiaKam skirtaDidelei įmonei

Didelei įmonei

Personalo, dokumentų ir procesų valdymo sistema „PDVS“

Visos organizacijos procesų valdymas su dokumentų kontrole

Viskas, kas MINI ir MIDI, ir dokumentų valdymo sistema (DVS / KVS): kodai, versijos, derinimas, registras ir susipažinimo kampanijos – dokumentus galima taikyti kelioms įmonėms. Planas MAXI.

PDVS prisijungimo langas

Kontroliuojami dokumentai

Procedūros ir instrukcijos turi kodą, versiją, atsakingą asmenį, derinimo ratą ir registrą – kokybės vadovas mato, kuri versija galioja.

Susipažinimo kampanijos

Paskelbus naują versiją, darbuotojai susipažįsta sistemoje, o personalas mato, kas dar neperskaitė.

MAXI

Kai auditas – ne stresas

Tvirtinimų, dokumentų ir veiksmų istorija vienoje vietoje – nuo darbo sutarties iki kokybės procedūros.

Tvirtinimų centras PDVS sistemoje

Kaip veikia sistema

MINI ir MIDI procesai

Personalas, savitarna, atranka, pirkimai, turtas ir vertinimai – visa MIDI apimtis.

1žingsnis

DVS / KVS dokumentai

Kodai, versijos, nekintanti derinimo kopija, PDF anotacijos, tvirtinimo auditas ir registras.

2žingsnis

Kelios įmonės, viena sistema

Dokumentus galima taikyti visai grupei arba pasirinktoms įmonėms; registras filtruojamas pagal įmonę.

3žingsnis

MAXI plano moduliai

Funkcionalumas

Kiekvienas skirtukas – viena funkcija: kairėje, ką ji daro ir kam naudinga, dešinėje – sistemos ekranas su demonstraciniais duomenimis.

F-01Modulis M-05 · DVS / KVSĮeina nuo plano MAXI

Kontroliuojami dokumentai

Procedūros, instrukcijos ir tvarkos turi kodą, versiją, atsakingą asmenį ir rengimo–derinimo–tvirtinimo procesą. Derinama redakcija išsaugoma nekintama, pastabos rašomos tiesiai PDF kopijoje, o tvirtinimas lieka audito istorijoje su kontroline suma.

  • Kodai, versijos, redakcijosKategorijos, tipai ir registrai; automatinė numeracija (pvz., KVS-IN-031), oficialios versijos ir vidinės redakcijos.
  • Derinimas su PDF pastabomisDerinimo ratas su dalyviais ir terminais; pastabos ir anotacijos tiesiai PDF kopijoje, atsakymai ir būsenos.
  • Tvirtinimas ir auditasTvirtinimo seka, tvirtintojų sprendimai, data ir kontrolinė suma; prieigos teisės pagal aplanką, padalinį, pareigybę ir rolę.
  • Kelios įmonės, viena sistemaDokumentas taikomas vienai ar kelioms grupės įmonėms; galiojimo ir peržiūros terminai su priminimais.
Kodėl naudinga
  • Visada aišku, kuri versija galioja – „FINAL_nauja.docx“ nebėra.
  • Auditoriui – derinimo istorija, pastabos ir tvirtinimai vienoje vietoje.
  • Rengėjai dirba su ta pačia redakcija, o ne su kopijomis el. pašte.
Plačiau apie modulį: DVS / KVS →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-02Modulis M-05 · DVS / KVSĮeina nuo plano MAXI

Registras ir susipažinimo kampanijos

Patvirtintas dokumentas užregistruojamas ir paskelbiamas; darbuotojai, kuriems jis skirtas, gauna susipažinimo užduotį, o personalas ir kokybės vadovas mato, kas jau susipažino ir kas dar ne. KVS matrica ir susipažinimo eksportas – audito ataskaitoms.

  • Registras su filtraisAplankų medis, dokumentų lentelė, filtrai pagal įmonę, kategoriją, būseną ir galiojimą, rodikliai viršuje.
  • Susipažinimo kampanijosPaskelbus naują versiją – susipažinimo užduotis pagal padalinį ar pareigybę, priminimai, matomas statusas.
  • KVS matrica ir eksportasKuris dokumentas taikomas kuriai pareigybei, kas susipažino ir kada; eksportas auditui.
  • Galiojimas ir peržiūraGaliojimo pabaigos ir periodinės peržiūros terminai su priminimais atsakingam asmeniui.
Kodėl naudinga
  • Auditas – ne stresas: susipažinimo įrodymai surenkami sistemoje, ne parašų lapuose.
  • Naujas darbuotojas automatiškai gauna susipažinti su jam skirtais dokumentais.
  • Pasibaigusio galiojimo dokumentas nelieka nepastebėtas.
Plačiau apie modulį: DVS / KVS →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-03Modulis M-02 · Atranka ir įdarbinimasĮeina nuo plano MIDI

Kandidatai ir atrankos

Darbuotojų poreikis registruojamas pagal skyrių ir pareigybę, kandidatai renkami per viešą kandidatavimo nuorodą, vedami per atrankos etapų lentą, pokalbiai planuojami kalendoriuje, o priėmus pasiūlymą sukuriamas darbuotojo įrašas ir sutarties juodraštis.

  • Poreikis ir viešos nuorodosPoreikis su pareigybe, skyriumi ir terminu; kandidatas pildo anketą ir įkelia CV per viešą nuorodą – kortelė atsiranda sistemoje be perrašymo.
  • Kandidato kortelėCV, dokumentai, komentarai, pokalbių istorija ir įvertinimai; galima įjungti CV duomenų atpažinimą (AI), kuris užpildo išsilavinimą, patirtį ir įgūdžius.
  • Etapų lenta ir pokalbiaiNauji, CV peržiūra, pokalbis, pasiūlymas, priimtas, atmestas – kandidatai perkeliami tempiant; interviu planuojami kalendoriuje, pasirinktinai per „Outlook“ ir „Teams“.
  • Pasiūlymas ir priėmimasDarbo pasiūlymas rengiamas ir siunčiamas iš sistemos; priėmus – darbuotojo juodraštis ir sutarties projektas sukuriami vienu veiksmu.
Kodėl naudinga
  • Kandidato duomenys suvedami kartą – jie tampa darbuotojo kortele ir sutartimi.
  • Vadovas mato savo atrankų būseną be el. laiškų personalui.
  • Kandidatų duomenys ir sutikimai saugomi sistemoje – ne asmeniniuose el. pašto aplankuose.
Plačiau apie modulį: Atranka ir įdarbinimas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-04Modulis M-02 · Atranka ir įdarbinimasĮeina nuo plano MIDI

Darbuotojo priėmimas ir įvedimas

Naujas darbuotojas pirmojo prisijungimo metu užpildo savo duomenų anketą ir pasirašo privalomus įdarbinimo dokumentus, o atsakingi asmenys gauna įvedimo užduotis su terminais. Personalas anketą patvirtina arba grąžina tikslinti – patvirtinus duomenys perkeliami į kortelę.

  • Naujo darbuotojo anketaAsmens duomenys, adresai, kontaktai, vaikai, banko sąskaita – pildo pats darbuotojas; personalas smulkias klaidas pataiso ir patvirtina, didesnes grąžina pažymėjęs taisytinus laukus ir komentarą.
  • Privalomi dokumentaiDarbo tvarkos taisyklės, konfidencialumo įsipareigojimas, saugos instruktažas ir kiti dokumentai pasirašomi sistemoje su laiko, IP ir naršyklės įrodymu; grąžinus tikslinti, pasirašytas dokumentas lieka archyve, o darbuotojas pasirašo naują.
  • Įvedimo užduotysDarbo vieta, prieigos, įranga, įvadinis mokymas – užduotys su atsakingais asmenimis ir terminais; vadovas ir personalas mato, kas dar nepadaryta.
  • Sklandus perėjimas iš atrankosPriėmus pasiūlymą, darbuotojo juodraštis ir sutarties projektas jau yra – lieka patikslinti sąlygas ir pasirašyti.
Kodėl naudinga
  • Pirma darbo diena be popierių krūvos – dokumentai pasirašyti, prieigos paruoštos.
  • Personalas neperrašinėja anketų – duomenis įveda pats darbuotojas, personalas tik tvirtina.
  • Užduočių sąrašas užtikrina, kad nė vienas žingsnis nepasimirštų.
Plačiau apie modulį: Atranka ir įdarbinimas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-05Modulis M-08 · Veiklos valdymasĮeina nuo plano MIDI

Bandomasis laikotarpis

Sistema seka kiekvieno naujo darbuotojo bandomąjį laikotarpį: primena vadovui apie mėnesinius vertinimus, surenka komentarus ir galutinį sprendimą, o personalas jį patvirtina pagal procesą – be „Excel“ ir priminimų el. paštu.

  • Stebėjimas nuo pirmos dienosBandomojo laikotarpio pabaigos data iš sutarties; sąrašas, kam jis baigiasi artimiausiomis savaitėmis, ir būsena „Bandomasis“ darbuotojo kortelėje.
  • Mėnesinės ir galutinė formosVadovas vertina pagal kriterijus, rašo komentarus ir pateikia sprendimą; formos saugomos darbuotojo kortelės skiltyje „Vertinimai“.
  • Personalo patvirtinimasSprendimas tvirtinamas pagal nustatytą procesą; prireikus – grąžinamas tikslinti su komentaru.
  • Priminimai ir užduotysAutomatiniai priminimai vadovui ir personalui, susijusios užduotys su terminais.
Kodėl naudinga
  • Nė vienas bandomasis laikotarpis nesibaigia nepastebėtas.
  • Sprendimas pagrįstas užfiksuotais vertinimais, o ne atmintimi.
  • Vertinimų istorija lieka kortelėje ir pravers metiniam pokalbiui.
Plačiau apie modulį: Veiklos valdymas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-06Modulis M-08 · Veiklos valdymasĮeina nuo plano MIDI

Metiniai darbuotojų vertinimai

Metinio vertinimo ciklas paleidžiamas visai įmonei ar padaliniui: darbuotojas įsivertina pats, vadovas pateikia savo vertinimą ir tikslus, personalas patvirtina arba grąžina tikslinti. Formos ir istorija saugomos darbuotojo kortelėje.

  • Vertinimo ciklaiLaikotarpis, dalyviai ir terminai; personalas mato, kas jau užpildė, o kas dar ne.
  • Savęs įvertinimas ir vadovo vertinimasTie patys kriterijai dviem požiūriais – skirtumai matomi iš karto; tikslai kitiems metams ir komentarai.
  • Patvirtinimas arba grąžinimasPersonalas patvirtina užbaigtą vertinimą arba grąžina tikslinti su komentaru.
  • Istorija kortelėjeVisų metų vertinimai, tikslai ir sprendimai – darbuotojo kortelės skiltyje „Vertinimai“.
Kodėl naudinga
  • Metinis pokalbis tampa procesu su terminais, o ne vienkartine akcija.
  • Vadovas prieš pokalbį mato ankstesnius vertinimus ir tikslus.
  • Personalui – ciklo būsena vienoje lentelėje.
Plačiau apie modulį: Veiklos valdymas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-07Modulis M-06 · Pirkimai ir tiekėjaiĮeina nuo plano MIDI

Pirkimai ir tiekėjai

Pirkimo paraiška su eilutėmis, kategorija ir pagrindžiančiais priedais tvirtinama pagal sumų ribas ir pareigybes; komerciniai pasiūlymai surenkami, palyginami ir pasirenkami sistemoje, užsakymas išsiunčiamas, o gavimas uždaro pirkimą. Tiekėjai turi registrą, vertinimą ir patvirtintų tiekėjų sąrašą.

  • Paraiška ir tvirtinimas pagal sumasEilutės, kategorijos, priedai; tvirtinimo grandinė priklauso nuo sumos ir pareigybės, investicijoms – požymis ir pagrindimo dokumentai pagal nustatytas ribas.
  • Pasiūlymų surinkimas (RFQ)Užklausa tiekėjams (pasirinktinai iš „Outlook“), pasiūlymų palyginimas vienoje lentelėje ir pasirinkimo pagrindimas.
  • Tiekėjų registras ir vertinimasTiekėjo kortelė, kvalifikacijos galiojimas, rizikos grupė, patvirtintų tiekėjų sąrašas.
  • Užsakymas, gavimas, užbaigimasUžsakymas paruošiamas ir išsiunčiamas pagal įdiegtą procesą; gavimo ir užbaigimo būsenos; prieigos pagal padalinį ir pirkimų vaidmenį.
Kodėl naudinga
  • Vadovas tvirtina tik tai, kas viršija jo ribą – smulkūs pirkimai nestringa.
  • Pasiūlymų palyginimas ir sprendimas lieka pirkimo istorijoje auditui.
  • Buhalterija mato pirkimo sąskaitas prie patvirtintos paraiškos.
Plačiau apie modulį: Pirkimai ir tiekėjai →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-08Modulis M-07 · Turto valdymasĮeina nuo plano MIDI

Turto valdymas

Trumpalaikio ir ilgalaikio turto registras su kategorijomis, kiekiais ir atsakingu padaliniu; turtas išduodamas darbuotojui, perduodamas, grąžinamas ar nurašomas per tvirtinimo procesą, o kiekvieną veiksmą lydi PDF aktas, kurį darbuotojas patvirtina sistemoje.

  • Registras ir kategorijosKompiuteriai, telefonai, įrankiai, apranga – kategorijos, kiekiai, daliniai kiekiai, importas iš „Excel“, atsakingas padalinys.
  • Išdavimas, perdavimas, grąžinimasVeiksmas pradedamas iš turto kortelės, darbuotojas patvirtina gavimą, personalas – grąžinimą; nurašymas su pagrindimu.
  • PDF aktai ir tvirtinimasPerdavimo–priėmimo aktas sugeneruojamas automatiškai, patvirtinamas sistemoje ir užregistruojamas dokumentų registre.
  • Turtas prie darbuotojo kortelėsSkiltis „Turtas“ kortelėje ir „Mano turtas“ savitarnoje – kas kam išduota ir kada grąžinti.
Kodėl naudinga
  • Išeinančio darbuotojo turto sąrašas – vienu paspaudimu, be inventorizacijos.
  • Aktai patvirtinami sistemoje – nereikia spausdinti ir skenuoti.
  • Istorija rodo, kas, kada ir kam perdavė kiekvieną daiktą.
Plačiau apie modulį: Turto valdymas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-09Modulis M-11 · Automobilių valdymasĮeina nuo plano MIDI

Automobilių valdymas

Automobilių registras su vairuotojais, rida, draudimu ir TA; mėnesio kelionės lapai su kasdienių kelionių generatoriumi, kuro balansu ir patikromis, buhalterijos tvirtinimas ir registracija DVS; kuro kortelių išrašų importas, draudiminiai įvykiai, priminimai.

  • Registras ir terminaiKortelė su skirtukais, būsenos, nuosavybė ar lizingas; priminimai 30, 14, 7 ir 0 d. iki TPVCA, KASKO, TA, garantijos, nuomos ir serviso terminų.
  • Kelionės lapasKelionės, generatorius, kuro balansas pagal normą ar faktinį likutį, spidometras, konfliktai su nebuvimais.
  • Tvirtinimas ir DVSPateikia vairuotojas, tvirtina buhalterija, grąžina su komentaru; PDF, Excel, registracija DVS.
  • Kuras ir įvykiaiPirkimai, kortelės, išrašų importas su peržiūra; draudiminiai įvykiai su žalos byla.
Kodėl naudinga
  • Kuras ir rida skaičiuojami, ne perrašomi.
  • Nepateiktas lapas primenamas automatiškai.
  • Komandiruotės prašymas mato, ar automobilis laisvas.
Plačiau apie modulį: Automobilių valdymas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-10Modulis M-12 · Mokymų valdymasĮeina nuo plano MIDI

Mokymų valdymas

Kursai su turinio blokais ir testais rengiami sistemoje, privalomi mokymai priskiriami su terminais ir užduotimis, pareigybių planai priskiria automatiškai, baigus išduodamas PDF sertifikatas su galiojimu, o septynios ataskaitos rodo atitiktį.

  • Kursai ir testaiTekstas, dokumentai, vaizdo nuorodos, penkių tipų klausimai; versijos, paskelbimas, kategorijos.
  • Priskyrimai ir planaiDarbuotojai, padaliniai, pareigybės, grupės; pareigybės planas, išimtys, periodinis atnaujinimas.
  • SertifikataiNumeruotas PDF darbuotojo dokumentuose, galiojimas, priminimai 60, 30 ir 7 d., kortelės datų atnaujinimas.
  • Komanda ir ataskaitos„Komandos mokymai“ vadovui, septynios ataskaitos su Excel, išoriniai mokymai.
Kodėl naudinga
  • Privalomas mokymas tampa užduotimi su terminu.
  • Nauja pareigybė – trūkstami kursai priskiriami patys.
  • Atitiktis matoma matricoje, ne klausinėjant.
Plačiau apie modulį: Mokymų valdymas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-11Modulis M-13 · KlausimynaiĮeina nuo plano MIDI

Klausimynai

Vadovų ir specialistų klausimynai po 200 teiginių siunčiami iš kandidato ar darbuotojo kortelės, pildomi per saugią nuorodą su el. pašto kodu, skaičiuojami deterministiškai be DI ir pateikiami PDF ataskaitose personalui ir asmeniui.

  • Metodika versijomisKlausimai, skalės, kontrolės poros, tekstų katalogas; techninė patikra ir tvirtinimas keturių akių principu.
  • Siuntimas ir pildymasNuoroda, vienkartinis kodas, atskira sesija, klausimai po vieną, atsakymai užrakinami.
  • RezultatasNekintama kopija su maiša, kokybės rodikliai, PDF dviem auditorijoms, paskelbimas asmeniui.
  • KontrolėTeisės pagal objektą, audituojama žalių atsakymų prieiga, vertintojo komentaras, ginčai.
Kodėl naudinga
  • Rezultatą galima pakartoti pagal tą pačią versiją.
  • Kandidato duomenys lieka kortelėje, ne el. pašte.
  • Jokio DI skaičiavime – tik patvirtinta metodika.
Plačiau apie modulį: Klausimynai →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-12Modulis M-01 · Personalo valdymasĮeina nuo plano MINI

Darbuotojų informacija

Kiekvienam darbuotojui – viena kortelė, kurioje suvedama visa personalo byla: asmens ir kontaktiniai duomenys, pareigybė, skyrius ir vadovas, sutarties sąlygos, dokumentai, turtas, atostogų likučiai ir veiksmų istorija. Duomenis galima importuoti iš „Excel“, o neaktyvūs darbuotojai lieka archyve su visa istorija.

  • Asmens ir kontaktiniai duomenysVardas, pavardė, tabelio numeris, gimimo data, asmens dokumentas, deklaruotas ir faktinis adresas, darbo ir asmeniniai kontaktai, kontaktas nelaimės atveju, vaikai.
  • Darbo informacija ir sutarties sąlygosPareigybė, skyrius, tiesioginis vadovas ir pavaduojantis asmuo, būsena (dirbantis, bandomasis, atleistas), įdarbinimo ir bandomojo laikotarpio datos, etatas, darbo laikas ir darbo vieta – biure, hibridinė ar nuotolinė.
  • Viskas apie darbuotoją – skiltyseApžvalga, darbo santykiai, dokumentai, turtas, atostogos, nuotolinis darbas, prašymai, grafikai, lankomumas, užduotys, sutikimai ir istorija – be paieškos kituose moduliuose.
  • Jautrūs duomenys apsaugotiAsmens kodas, adresas, banko sąskaita ir atlyginimas saugomi šifruoti ir rodomi tik turintiems teisę – kiti vietoje reikšmės mato „Prieiga apribota“.
Kodėl naudinga
  • Informacija įvedama vieną kartą – ja naudojasi prašymai, sutartys, grafikai ir ataskaitos.
  • Besibaigiantys dokumentai (sveikatos patikra, pažymėjimai) pažymimi spalva, o personalas gauna kasdienę suvestinę.
  • Darbuotojas savo duomenis mato savitarnoje („Mano informacija“) ir gali pateikti prašymą juos pakeisti.
Plačiau apie modulį: Personalo valdymas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-13Modulis M-01 · Personalo valdymasĮeina nuo plano MINI

Organizacinė struktūra

Padaliniai, pareigybės ir pavaldumo ryšiai aprašomi vieną kartą – iš jų sistema pati nustato kiekvieno darbuotojo vadovą, tvirtinimų kelią ir pavaduojančius asmenis. Struktūra rodoma kaip medis, kurį galima filtruoti pagal padalinį, didinti ir išspausdinti A3 formatu.

  • Padaliniai ir pareigybėsPadalinių hierarchija su grupėmis (pamainos, komandos); pareigybės su pavaldumu aukštesnei pareigybei; pareigybių aprašymai su versijomis, vadovo ir direktoriaus tvirtinimu bei darbuotojų susipažinimu.
  • Vadovas nustatomas automatiškaiDarbuotojo vadovas išvedamas iš pareigybių hierarchijos; jei vadovo vieta laisva, perimama artimiausia užimta aukščiau. Pasikeitus pareigybėms ar žmonėms, vadovai perskaičiuojami patys.
  • Pavadavimas ir delegavimasPareigybei nurodoma, kas gali ją pavaduoti. Patvirtinus vadovo atostogas, tvirtinimo teisės laikinai pereina pavaduojančiam asmeniui – automatiškai, nurodytam laikotarpiui.
  • Struktūros medisDarbuotojo paieška, padalinio filtras, išskleidimas ir suskleidimas, mastelis, kortelė su kontaktais ir įdarbinimo data. „AI organizacijos medis“ pasiūlo pavaldumo ryšius, kuriuos administratorius peržiūri ir išsaugo.
Kodėl naudinga
  • Tvirtinimai keliauja pagal pareigybes, o ne pagal pavardes – pasikeitus žmonėms, procesų perrašyti nereikia.
  • Vadovui išėjus atostogų, prašymai nesustoja – juos tvirtina pavaduojantis asmuo.
  • Nauji darbuotojai ir vadovai struktūrą mato iš karto ir žino, į ką kreiptis.
Plačiau apie modulį: Personalo valdymas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-14Modulis M-03 · Darbuotojų savitarnaĮeina nuo plano MINI

Atostogų prašymai

Darbuotojas pasirenka atostogų tipą, nurodo datas ir pavaduojantį asmenį – sistema suskaičiuoja dienas, parodo likutį po atostogų ir nusiunčia prašymą tvirtinti. Patvirtinus, likutis atsinaujina, dienos įrašomos į grafiką, o neatvykimas perduodamas į darbo užmokesčio sistemą.

  • Atostogų tipai pagal įmonės taisyklesKasmetinės, nemokamos, tėvadieniai, tėvystės ir vaiko priežiūros atostogos, laisvas laikas – kiekvienam tipui personalas nustato, ar skaičiuojamas likutis, ar būtinas pavaduotojas, ar leidžiama skaidyti dieną, kiek dienų per ketvirtį, ar reikia priedo.
  • Forma, kuri pati skaičiuojaPradžios ir pabaigos data, pavaduojantis asmuo, atostoginių mokėjimas (prieš atostogas ar su atlyginimu), priežastis ir priedai. Šone – darbo ir kalendorinių dienų skaičius, likutis po atostogų ir vadovas, kuris tvirtins.
  • Tvirtinimo sekaPirmiausia pavadavimą patvirtina pavaduojantis asmuo, tada vadovas – patvirtina, atmeta arba grąžina tikslinti su komentaru, į kurį darbuotojas gali atsakyti. Iki pradžios datos nepatvirtinti prašymai atšaukiami automatiškai.
  • Kas vyksta patvirtinusNuskaičiuojamas likutis, įjungiamas pavadavimas, dokumentas užregistruojamas, dienos įrašomos į darbo grafiką, neatvykimas perduodamas į „Vikarina“, sugeneruojamas PDF su parašais. Atšaukus – likutis grąžinamas.
Kodėl naudinga
  • Nė vieno laiško ir nė vienos „Excel“ lentelės – būsena matoma darbuotojui, vadovui ir personalui.
  • Likučiai visada teisingi: jie keičiasi tik patvirtinus, atšaukus ar sutrumpinus atostogas.
  • Metinis atostogų grafikas su „Excel“ importu ir eksportu bei PDF; popierinius prašymus personalas įveda kaip jau patvirtintus.
Plačiau apie modulį: Darbuotojų savitarna →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-15Modulis M-03 · Darbuotojų savitarnaĮeina nuo plano MINI

Kiti prašymai

Nuotolinis darbas, komandiruotė, pažyma, viršvalandžiai, mokymai, avansas, įranga, asmens duomenų keitimas – kiekvienas prašymas turi savo formą ir tvirtinimo kelią. Personalas įjungia standartinius prašymus arba susikuria savo šablonus su laukais ir DOCX dokumentu – be programavimo.

  • Standartiniai prašymaiDarbo grafiko keitimas, viršvalandžiai, mokymai, atostogų atšaukimas, asmens duomenų keitimas, darbo sutarties nutraukimas, NPD, pranešimas apie gimusį vaiką, pažyma, avansas, priemonės ir įranga, darbo pažymėjimas – kiekvieną personalas įjungia arba išjungia.
  • Savi šablonai per keturis žingsniusPavadinimas ir aprašymas; formos laukai (tekstas, data, skaičius, pasirinkimas, varnelė – rikiuojami tempiant); DOCX šablonas su {{laukais}}, iš kurio generuojamas PDF; matomumas pagal padalinį, pareigybę ar darbuotoją.
  • Tvirtinimo kelias pagal tipąTik vadovas, tik personalas, vadovas ir direktorius, vadovas ir personalas arba personalas ir vadovas. Komandiruotę tvirtina vadovas ir direktorius, nuotolinį darbą – vadovas, ir jis iškart įrašomas į grafiką.
  • Vienas tvirtinimų centrasVisi sprendimai – prašymai, dokumentai, pirkimai, turtas – vadovui vienoje eilėje: patvirtinti, atmesti arba grąžinti tikslinti. Darbuotojas mato būseną ir veiksmų istoriją, buhalterija pažymi, kas jau įvesta į kitas sistemas.
Kodėl naudinga
  • Dalis prašymų atlieka darbą patys: viršvalandžiai įrašomi į grafiką, duomenų keitimas atnaujina kortelę, vaikas pridedamas prie bylos.
  • Pažymos, avansai ir NPD nebekeliauja el. paštu – jie turi būseną, atsakingą asmenį ir istoriją.
  • Naujas prašymo tipas – personalo darbas, o ne IT užduotis.
Plačiau apie modulį: Darbuotojų savitarna →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-16Modulis M-04 · Darbo dokumentaiĮeina nuo plano MINI

Darbo sutartys ir pakeitimai

Sutartis rengiama iš įmonės šablono su kintamaisiais, numeris suteikiamas automatiškai (pvz., DS-2026-0012), dokumentas pereina tvirtinimą ir pasirašomas vidiniu e. parašu arba įkeliant pasirašytą failą. Sąlygos perkeliamos į darbuotojo kortelę, pakeitimai įsigalioja nurodytą dieną.

  • Sutartis, pakeitimas, nutraukimasSutarties rūšys pagal DK 66 str., pradžia, pabaiga, bandomasis laikotarpis, pareigybė, darbo vieta, darbo užmokestis (fiksuotas, valandinis, vienetinis), etatas. Pakeitimas rodo, kas keičiasi, prieš ir po; nutraukimas – pagrindą, įspėjimą, kompensaciją ir galutinį atsiskaitymą.
  • Šablonai su kintamaisiaisTekstas iš įmonės šablono (HTML arba „Word“) arba sistemos šablono; kintamieji – sutarties numeris, darbuotojas, atlyginimas žodžiais, bandomojo laikotarpio sąlyga ir kiti. Po pirmo parašo PDF užrakinamas, saugoma jo kontrolinė suma.
  • Tvirtinimas ir pasirašymasJuodraštis → tvirtintojų sąrašas → darbuotojo parašas → vadovo parašas → galiojanti. Pasirašoma vidiniu e. parašu (slaptažodis, laikas, IP, naršyklė) arba įkeliant pasirašytą PDF, ADoc ar ASiC-E; kvalifikuoto e. parašo paslaugos („Dokobit“) prijungimas – kuriamas.
  • Įdarbinimo dokumentaiDarbo tvarkos taisyklės, konfidencialumo įsipareigojimas ir kiti privalomi dokumentai pasirašomi sistemoje su laiko, IP ir naršyklės įrodymu; kol trūksta bent vieno, darbuotojas į sistemą neįleidžiamas.
Kodėl naudinga
  • Sutarties sąlygos nebeperrašomos ranka – jos perkeliamos į kortelę, o pakeitimai pritaikomi automatiškai įsigaliojimo dieną.
  • Pasirašytas dokumentas užregistruojamas, kopija išsiunčiama darbuotojui el. paštu.
  • Apie terminuotos sutarties pabaigą primenama iš anksto.
Plačiau apie modulį: Darbo dokumentai →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-17Modulis M-09 · Darbo laikas ir lankomumasĮeina nuo plano MINI

Darbo grafikas ir tabelis

Grafikas sudaromas iš pamainų kodų ir pasikartojančių ciklų (pvz., 3+3), tvirtinamas versijomis ir virsta tabeliu, kurį patvirtina vadovas, personalas ir direktorius. Patvirtintos atostogos, nuotolinis darbas, viršvalandžiai ir nedarbingumas į grafiką įrašomi automatiškai.

  • Pamainų kodai ir ciklaiKiekvienam kodui – laikas, pietų pertrauka, valandos, mėnesio limitas ir „Vikarina“ kodas. Grafikas užpildomas pagal kodus arba darbuotojui priskirtą ciklą; dešiniu pelės mygtuku pažymimi viršvalandžiai ar sutrumpinta diena.
  • Versijos, grupės ir tvirtinimasGrafiko versijos (V1, V2…), asmeninės grafikų grupės, padalinio, metų, mėnesio ir versijos filtrai, įprastas arba tabelinis vaizdas. Tabelį tvirtina vadovas → personalas → direktorius, tada jis importuojamas į „Vikarina“.
  • Faktinis lankomumasPraėjusių dienų langeliuose – žymos „laiku“, „vėlavo“, „anksti išėjo“, „neatvyko“ pagal „BioStar 2“ praėjimus arba „Worksober“ blaivumo testus; „Palyginti su faktu“ PDF vadovui. Nedarbingumo pažymėjimai importuojami iš XML.
  • Darbuotojui – jo grafikasSavo skyriaus grafikas savitarnoje, savaitės grafikas ir atėjimo / išėjimo žymėjimas kioske gamyboje, grafiko ir lankomumo skiltys darbuotojo kortelėje. Šventinės dienos tvarkomos centralizuotai.
Kodėl naudinga
  • Vienas grafikas visiems: tas pats šaltinis vadovui, personalui, buhalterijai ir darbuotojui.
  • Tabelis nebevedamas antrą kartą – patvirtintas grafikas keliauja tiesiai į darbo užmokestį.
  • Neatvykimai ir vėlavimai matomi iš karto, ne mėnesio pabaigoje.
Plačiau apie modulį: Darbo laikas ir lankomumas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-18Modulis M-10 · Komandiruočių valdymasĮeina nuo plano MINI

Komandiruotės

Prašymas vykti keturiais žingsniais, dienpinigiai pagal valstybę ir datą kiekvienam keliaujančiam, tvirtinimas vadovas → direktorius, automatinis įsakymas su registracija DVS ir žyma „K“ grafike, avansai buhalterijai, išlaidos su kvitais ir avansinė apyskaita.

  • Prašymas ir dienpinigiaiMaršruto eilutės su šalimis, organizatoriaus apmokama dalis, trumpos dienos 20 %, kelių darbuotojų prašymas vadovui.
  • Tvirtinimas ir įsakymasVadovas, direktorius, sutikimas vykti, kai reikia; įsakymas, DVS, grafikas ir darbo užmokesčio sistema – automatiškai.
  • MokėjimaiAvansas ir dienpinigiai „Finansai → Mokėjimai“ su terminu „Mokėti iki“, darbuotojo sąskaita ir GPM ribos įspėjimu.
  • Išlaidos ir apyskaitaKvitų nuskaitymas AI, ECB kursai, vadovo patvirtinimas, buhalterijos uždarymas, PDF su kvitais į DVS.
Kodėl naudinga
  • Dienpinigių taisykles skaičiuoja sistema, ne darbuotojas.
  • Įsakymo nereikia rašyti – jis atsiranda patvirtinus.
  • Kvitai ir apyskaita vienoje byloje su kontroliniais kodais.
Plačiau apie modulį: Komandiruočių valdymas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-19Modulis M-14 · ŽinutėsĮeina nuo plano MINI

Žinutės

Vidinis susirašinėjimas ten pat, kur prašymai: vienas pokalbis porai, siuntimas visiems ar pavaldiniams su perskaitymo statistika, nuotraukų ir PDF priedai, neperskaitytų ženkliukas kiekviename puslapyje.

  • PokalbiaiDarbuotojas rašo vadovui ir personalui, vadovas ir personalas – bet kuriam aktyviam darbuotojui.
  • Siuntimas visiemsAtskira gija kiekvienam gavėjui, „perskaitė X iš Y“, privatūs atsakymai.
  • PriedaiNuotraukos ir PDF iki 10 MB, iki 5 failų žinutei, įklijavimas iš iškarpinės.
  • PrivatumasGiją ir priedus mato tik dalyviai; svetimai gijai – 404 net administratoriui.
Kodėl naudinga
  • Pasiekia darbuotojus be el. pašto.
  • Matote, kas perskaitė pranešimą visiems.
  • Jokių atskirų adresų knygų – struktūra iš PDVS.
Plačiau apie modulį: Žinutės →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-20Modulis M-15 · AI asistentasĮeina nuo plano MINI

AI asistentas

Pokalbis sistemoje iš įmonės žinių bazės su gyvais nustatymais; paklaustas pasako paties naudotojo likutį, grafiką ir prašymų būsenas, parengia mokymų kurso juodraštį, nuskaito CV ir kvitus. Tiekėjas – „Azure OpenAI“, „OpenAI“ arba įmonės vietinis modelis.

  • Žinių bazėTrisdešimt temų apie prašymus, tvirtinimus, mokymus, komandiruotes – su įmonės reikšmėmis ir meniu keliais pagal teises.
  • Savi duomenysLikutis, grafikas, prašymai – tik paklausus ir tik savi; kitų darbuotojų duomenų neteikia.
  • Dokumentai ir juodraščiaiCV, kvitai, RFQ laiškas, mokymų kurso juodraštis pagal griežtą schemą.
  • ValdymasTiekėjas, limitai, biudžetas, saugojimo terminas, token ataskaita, ryšio patikra.
Kodėl naudinga
  • Atsako iš jūsų taisyklių, ne iš interneto.
  • Modelis gali veikti jūsų serveryje.
  • Kaina ir limitai matomi ataskaitoje.
Plačiau apie modulį: AI asistentas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

Kodėl PDVS

nes didelėje organizacijoje svarbiausia – atsekamumas.

Kas patvirtino, kuri dokumento versija galioja ir kas su ja susipažino – klausimai, į kuriuos didelė įmonė turi atsakyti greitai. MAXI juos sujungia su visais personalo ir pirkimų procesais.

  • Dokumento kodas, versijos ir tvirtinimo auditas
  • Susipažinimo kampanijos su matomu statusu
  • Teisės pagal aplanką, padalinį, pareigybę ir rolę
  • Audito žurnalas ir prisijungimų istorija visiems moduliams
MAXI 799,00 EURper mėn., be PVM Diegimas nuo 5 000,00 EUR
Planai ir kainos
  • Viena galiojanti versija – be „FINAL_nauja.docx“
  • Derinimo pastabos tiesiai PDF kopijoje
  • Registras, filtruojamas pagal įmonę

Kitas žingsnis

Nuo funkcijų – prie realaus jūsų proceso.

Geriausias kitas žingsnis – trumpa demonstracija su jūsų pasirinktu procesu ir vaidmenimis. Taip parodome ne teorines funkcijas, o konkrečią darbuotojo, vadovo ir atsakingo skyriaus eigą.

Užsakyti demonstraciją Visi sprendimai → Nuotoliniu būdu · su jūsų procesu · be įsipareigojimų