Užsakyti demonstraciją

PradžiaKam skirtaMažai įmonei

Mažai įmonei

Personalo, dokumentų ir procesų valdymo sistema „PDVS“

Personalo procesų pagrindas – be „Excel“ ir el. pašto grandinių

Darbuotojų registras, grafikai, atostogos, prašymai, tvirtinimai, komandiruotės, darbo dokumentai, vidinės žinutės ir AI asistentas vienoje vietoje. Iki 10 darbuotojų – MICRO planas su visomis MINI ir MIDI funkcijomis, kaina pagal aktyvius naudotojus; didesnei komandai – MINI.

PDVS prisijungimo langas

Viena vieta prašymams ir tvirtinimams

Atostogų ir kiti prašymai pateikiami savitarnoje, pavaduojantis asmuo ir vadovas tvirtina grandinėje, o likutis atsinaujina patvirtinus.

Darbo dokumentai iš šablonų

Sutartys, pakeitimai ir nutraukimo dokumentai rengiami iš DOCX šablonų, pereina tvirtinimus ir lieka darbuotojo kortelėje.

MINI

Pradėkite nuo pagrindo

MINI įjungiamas pirmas ir yra kiekvieno kito plano pamatas – modulius pridėsite, kai prireiks.

Tvirtinimų centras PDVS sistemoje

Kaip veikia sistema

Darbuotojai ir struktūra

Įkeliami darbuotojai, padaliniai ir pareigybės – iš jų kyla teisės ir tvirtinimų grandinės.

1žingsnis

Prašymai ir grafikai

Darbuotojai teikia prašymus savitarnoje, vadovai tvirtina viename centre, grafikai ir likučiai atsinaujina.

2žingsnis

Darbo dokumentai

Sutartys ir pakeitimai rengiami iš šablonų, pasirašomi ir saugomi dokumento istorijoje.

3žingsnis

MINI plano moduliai

Funkcionalumas

Kiekvienas skirtukas – viena funkcija: kairėje, ką ji daro ir kam naudinga, dešinėje – sistemos ekranas su demonstraciniais duomenimis.

F-01Modulis M-01 · Personalo valdymasĮeina nuo plano MINI

Darbuotojų informacija

Kiekvienam darbuotojui – viena kortelė, kurioje suvedama visa personalo byla: asmens ir kontaktiniai duomenys, pareigybė, skyrius ir vadovas, sutarties sąlygos, dokumentai, turtas, atostogų likučiai ir veiksmų istorija. Duomenis galima importuoti iš „Excel“, o neaktyvūs darbuotojai lieka archyve su visa istorija.

  • Asmens ir kontaktiniai duomenysVardas, pavardė, tabelio numeris, gimimo data, asmens dokumentas, deklaruotas ir faktinis adresas, darbo ir asmeniniai kontaktai, kontaktas nelaimės atveju, vaikai.
  • Darbo informacija ir sutarties sąlygosPareigybė, skyrius, tiesioginis vadovas ir pavaduojantis asmuo, būsena (dirbantis, bandomasis, atleistas), įdarbinimo ir bandomojo laikotarpio datos, etatas, darbo laikas ir darbo vieta – biure, hibridinė ar nuotolinė.
  • Viskas apie darbuotoją – skiltyseApžvalga, darbo santykiai, dokumentai, turtas, atostogos, nuotolinis darbas, prašymai, grafikai, lankomumas, užduotys, sutikimai ir istorija – be paieškos kituose moduliuose.
  • Jautrūs duomenys apsaugotiAsmens kodas, adresas, banko sąskaita ir atlyginimas saugomi šifruoti ir rodomi tik turintiems teisę – kiti vietoje reikšmės mato „Prieiga apribota“.
Kodėl naudinga
  • Informacija įvedama vieną kartą – ja naudojasi prašymai, sutartys, grafikai ir ataskaitos.
  • Besibaigiantys dokumentai (sveikatos patikra, pažymėjimai) pažymimi spalva, o personalas gauna kasdienę suvestinę.
  • Darbuotojas savo duomenis mato savitarnoje („Mano informacija“) ir gali pateikti prašymą juos pakeisti.
Plačiau apie modulį: Personalo valdymas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-02Modulis M-01 · Personalo valdymasĮeina nuo plano MINI

Organizacinė struktūra

Padaliniai, pareigybės ir pavaldumo ryšiai aprašomi vieną kartą – iš jų sistema pati nustato kiekvieno darbuotojo vadovą, tvirtinimų kelią ir pavaduojančius asmenis. Struktūra rodoma kaip medis, kurį galima filtruoti pagal padalinį, didinti ir išspausdinti A3 formatu.

  • Padaliniai ir pareigybėsPadalinių hierarchija su grupėmis (pamainos, komandos); pareigybės su pavaldumu aukštesnei pareigybei; pareigybių aprašymai su versijomis, vadovo ir direktoriaus tvirtinimu bei darbuotojų susipažinimu.
  • Vadovas nustatomas automatiškaiDarbuotojo vadovas išvedamas iš pareigybių hierarchijos; jei vadovo vieta laisva, perimama artimiausia užimta aukščiau. Pasikeitus pareigybėms ar žmonėms, vadovai perskaičiuojami patys.
  • Pavadavimas ir delegavimasPareigybei nurodoma, kas gali ją pavaduoti. Patvirtinus vadovo atostogas, tvirtinimo teisės laikinai pereina pavaduojančiam asmeniui – automatiškai, nurodytam laikotarpiui.
  • Struktūros medisDarbuotojo paieška, padalinio filtras, išskleidimas ir suskleidimas, mastelis, kortelė su kontaktais ir įdarbinimo data. „AI organizacijos medis“ pasiūlo pavaldumo ryšius, kuriuos administratorius peržiūri ir išsaugo.
Kodėl naudinga
  • Tvirtinimai keliauja pagal pareigybes, o ne pagal pavardes – pasikeitus žmonėms, procesų perrašyti nereikia.
  • Vadovui išėjus atostogų, prašymai nesustoja – juos tvirtina pavaduojantis asmuo.
  • Nauji darbuotojai ir vadovai struktūrą mato iš karto ir žino, į ką kreiptis.
Plačiau apie modulį: Personalo valdymas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-03Modulis M-03 · Darbuotojų savitarnaĮeina nuo plano MINI

Atostogų prašymai

Darbuotojas pasirenka atostogų tipą, nurodo datas ir pavaduojantį asmenį – sistema suskaičiuoja dienas, parodo likutį po atostogų ir nusiunčia prašymą tvirtinti. Patvirtinus, likutis atsinaujina, dienos įrašomos į grafiką, o neatvykimas perduodamas į darbo užmokesčio sistemą.

  • Atostogų tipai pagal įmonės taisyklesKasmetinės, nemokamos, tėvadieniai, tėvystės ir vaiko priežiūros atostogos, laisvas laikas – kiekvienam tipui personalas nustato, ar skaičiuojamas likutis, ar būtinas pavaduotojas, ar leidžiama skaidyti dieną, kiek dienų per ketvirtį, ar reikia priedo.
  • Forma, kuri pati skaičiuojaPradžios ir pabaigos data, pavaduojantis asmuo, atostoginių mokėjimas (prieš atostogas ar su atlyginimu), priežastis ir priedai. Šone – darbo ir kalendorinių dienų skaičius, likutis po atostogų ir vadovas, kuris tvirtins.
  • Tvirtinimo sekaPirmiausia pavadavimą patvirtina pavaduojantis asmuo, tada vadovas – patvirtina, atmeta arba grąžina tikslinti su komentaru, į kurį darbuotojas gali atsakyti. Iki pradžios datos nepatvirtinti prašymai atšaukiami automatiškai.
  • Kas vyksta patvirtinusNuskaičiuojamas likutis, įjungiamas pavadavimas, dokumentas užregistruojamas, dienos įrašomos į darbo grafiką, neatvykimas perduodamas į „Vikarina“, sugeneruojamas PDF su parašais. Atšaukus – likutis grąžinamas.
Kodėl naudinga
  • Nė vieno laiško ir nė vienos „Excel“ lentelės – būsena matoma darbuotojui, vadovui ir personalui.
  • Likučiai visada teisingi: jie keičiasi tik patvirtinus, atšaukus ar sutrumpinus atostogas.
  • Metinis atostogų grafikas su „Excel“ importu ir eksportu bei PDF; popierinius prašymus personalas įveda kaip jau patvirtintus.
Plačiau apie modulį: Darbuotojų savitarna →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-04Modulis M-03 · Darbuotojų savitarnaĮeina nuo plano MINI

Kiti prašymai

Nuotolinis darbas, komandiruotė, pažyma, viršvalandžiai, mokymai, avansas, įranga, asmens duomenų keitimas – kiekvienas prašymas turi savo formą ir tvirtinimo kelią. Personalas įjungia standartinius prašymus arba susikuria savo šablonus su laukais ir DOCX dokumentu – be programavimo.

  • Standartiniai prašymaiDarbo grafiko keitimas, viršvalandžiai, mokymai, atostogų atšaukimas, asmens duomenų keitimas, darbo sutarties nutraukimas, NPD, pranešimas apie gimusį vaiką, pažyma, avansas, priemonės ir įranga, darbo pažymėjimas – kiekvieną personalas įjungia arba išjungia.
  • Savi šablonai per keturis žingsniusPavadinimas ir aprašymas; formos laukai (tekstas, data, skaičius, pasirinkimas, varnelė – rikiuojami tempiant); DOCX šablonas su {{laukais}}, iš kurio generuojamas PDF; matomumas pagal padalinį, pareigybę ar darbuotoją.
  • Tvirtinimo kelias pagal tipąTik vadovas, tik personalas, vadovas ir direktorius, vadovas ir personalas arba personalas ir vadovas. Komandiruotę tvirtina vadovas ir direktorius, nuotolinį darbą – vadovas, ir jis iškart įrašomas į grafiką.
  • Vienas tvirtinimų centrasVisi sprendimai – prašymai, dokumentai, pirkimai, turtas – vadovui vienoje eilėje: patvirtinti, atmesti arba grąžinti tikslinti. Darbuotojas mato būseną ir veiksmų istoriją, buhalterija pažymi, kas jau įvesta į kitas sistemas.
Kodėl naudinga
  • Dalis prašymų atlieka darbą patys: viršvalandžiai įrašomi į grafiką, duomenų keitimas atnaujina kortelę, vaikas pridedamas prie bylos.
  • Pažymos, avansai ir NPD nebekeliauja el. paštu – jie turi būseną, atsakingą asmenį ir istoriją.
  • Naujas prašymo tipas – personalo darbas, o ne IT užduotis.
Plačiau apie modulį: Darbuotojų savitarna →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-05Modulis M-04 · Darbo dokumentaiĮeina nuo plano MINI

Darbo sutartys ir pakeitimai

Sutartis rengiama iš įmonės šablono su kintamaisiais, numeris suteikiamas automatiškai (pvz., DS-2026-0012), dokumentas pereina tvirtinimą ir pasirašomas vidiniu e. parašu arba įkeliant pasirašytą failą. Sąlygos perkeliamos į darbuotojo kortelę, pakeitimai įsigalioja nurodytą dieną.

  • Sutartis, pakeitimas, nutraukimasSutarties rūšys pagal DK 66 str., pradžia, pabaiga, bandomasis laikotarpis, pareigybė, darbo vieta, darbo užmokestis (fiksuotas, valandinis, vienetinis), etatas. Pakeitimas rodo, kas keičiasi, prieš ir po; nutraukimas – pagrindą, įspėjimą, kompensaciją ir galutinį atsiskaitymą.
  • Šablonai su kintamaisiaisTekstas iš įmonės šablono (HTML arba „Word“) arba sistemos šablono; kintamieji – sutarties numeris, darbuotojas, atlyginimas žodžiais, bandomojo laikotarpio sąlyga ir kiti. Po pirmo parašo PDF užrakinamas, saugoma jo kontrolinė suma.
  • Tvirtinimas ir pasirašymasJuodraštis → tvirtintojų sąrašas → darbuotojo parašas → vadovo parašas → galiojanti. Pasirašoma vidiniu e. parašu (slaptažodis, laikas, IP, naršyklė) arba įkeliant pasirašytą PDF, ADoc ar ASiC-E; kvalifikuoto e. parašo paslaugos („Dokobit“) prijungimas – kuriamas.
  • Įdarbinimo dokumentaiDarbo tvarkos taisyklės, konfidencialumo įsipareigojimas ir kiti privalomi dokumentai pasirašomi sistemoje su laiko, IP ir naršyklės įrodymu; kol trūksta bent vieno, darbuotojas į sistemą neįleidžiamas.
Kodėl naudinga
  • Sutarties sąlygos nebeperrašomos ranka – jos perkeliamos į kortelę, o pakeitimai pritaikomi automatiškai įsigaliojimo dieną.
  • Pasirašytas dokumentas užregistruojamas, kopija išsiunčiama darbuotojui el. paštu.
  • Apie terminuotos sutarties pabaigą primenama iš anksto.
Plačiau apie modulį: Darbo dokumentai →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-06Modulis M-09 · Darbo laikas ir lankomumasĮeina nuo plano MINI

Darbo grafikas ir tabelis

Grafikas sudaromas iš pamainų kodų ir pasikartojančių ciklų (pvz., 3+3), tvirtinamas versijomis ir virsta tabeliu, kurį patvirtina vadovas, personalas ir direktorius. Patvirtintos atostogos, nuotolinis darbas, viršvalandžiai ir nedarbingumas į grafiką įrašomi automatiškai.

  • Pamainų kodai ir ciklaiKiekvienam kodui – laikas, pietų pertrauka, valandos, mėnesio limitas ir „Vikarina“ kodas. Grafikas užpildomas pagal kodus arba darbuotojui priskirtą ciklą; dešiniu pelės mygtuku pažymimi viršvalandžiai ar sutrumpinta diena.
  • Versijos, grupės ir tvirtinimasGrafiko versijos (V1, V2…), asmeninės grafikų grupės, padalinio, metų, mėnesio ir versijos filtrai, įprastas arba tabelinis vaizdas. Tabelį tvirtina vadovas → personalas → direktorius, tada jis importuojamas į „Vikarina“.
  • Faktinis lankomumasPraėjusių dienų langeliuose – žymos „laiku“, „vėlavo“, „anksti išėjo“, „neatvyko“ pagal „BioStar 2“ praėjimus arba „Worksober“ blaivumo testus; „Palyginti su faktu“ PDF vadovui. Nedarbingumo pažymėjimai importuojami iš XML.
  • Darbuotojui – jo grafikasSavo skyriaus grafikas savitarnoje, savaitės grafikas ir atėjimo / išėjimo žymėjimas kioske gamyboje, grafiko ir lankomumo skiltys darbuotojo kortelėje. Šventinės dienos tvarkomos centralizuotai.
Kodėl naudinga
  • Vienas grafikas visiems: tas pats šaltinis vadovui, personalui, buhalterijai ir darbuotojui.
  • Tabelis nebevedamas antrą kartą – patvirtintas grafikas keliauja tiesiai į darbo užmokestį.
  • Neatvykimai ir vėlavimai matomi iš karto, ne mėnesio pabaigoje.
Plačiau apie modulį: Darbo laikas ir lankomumas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-07Modulis M-10 · Komandiruočių valdymasĮeina nuo plano MINI

Komandiruotės

Prašymas vykti keturiais žingsniais, dienpinigiai pagal valstybę ir datą kiekvienam keliaujančiam, tvirtinimas vadovas → direktorius, automatinis įsakymas su registracija DVS ir žyma „K“ grafike, avansai buhalterijai, išlaidos su kvitais ir avansinė apyskaita.

  • Prašymas ir dienpinigiaiMaršruto eilutės su šalimis, organizatoriaus apmokama dalis, trumpos dienos 20 %, kelių darbuotojų prašymas vadovui.
  • Tvirtinimas ir įsakymasVadovas, direktorius, sutikimas vykti, kai reikia; įsakymas, DVS, grafikas ir darbo užmokesčio sistema – automatiškai.
  • MokėjimaiAvansas ir dienpinigiai „Finansai → Mokėjimai“ su terminu „Mokėti iki“, darbuotojo sąskaita ir GPM ribos įspėjimu.
  • Išlaidos ir apyskaitaKvitų nuskaitymas AI, ECB kursai, vadovo patvirtinimas, buhalterijos uždarymas, PDF su kvitais į DVS.
Kodėl naudinga
  • Dienpinigių taisykles skaičiuoja sistema, ne darbuotojas.
  • Įsakymo nereikia rašyti – jis atsiranda patvirtinus.
  • Kvitai ir apyskaita vienoje byloje su kontroliniais kodais.
Plačiau apie modulį: Komandiruočių valdymas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-08Modulis M-14 · ŽinutėsĮeina nuo plano MINI

Žinutės

Vidinis susirašinėjimas ten pat, kur prašymai: vienas pokalbis porai, siuntimas visiems ar pavaldiniams su perskaitymo statistika, nuotraukų ir PDF priedai, neperskaitytų ženkliukas kiekviename puslapyje.

  • PokalbiaiDarbuotojas rašo vadovui ir personalui, vadovas ir personalas – bet kuriam aktyviam darbuotojui.
  • Siuntimas visiemsAtskira gija kiekvienam gavėjui, „perskaitė X iš Y“, privatūs atsakymai.
  • PriedaiNuotraukos ir PDF iki 10 MB, iki 5 failų žinutei, įklijavimas iš iškarpinės.
  • PrivatumasGiją ir priedus mato tik dalyviai; svetimai gijai – 404 net administratoriui.
Kodėl naudinga
  • Pasiekia darbuotojus be el. pašto.
  • Matote, kas perskaitė pranešimą visiems.
  • Jokių atskirų adresų knygų – struktūra iš PDVS.
Plačiau apie modulį: Žinutės →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

F-09Modulis M-15 · AI asistentasĮeina nuo plano MINI

AI asistentas

Pokalbis sistemoje iš įmonės žinių bazės su gyvais nustatymais; paklaustas pasako paties naudotojo likutį, grafiką ir prašymų būsenas, parengia mokymų kurso juodraštį, nuskaito CV ir kvitus. Tiekėjas – „Azure OpenAI“, „OpenAI“ arba įmonės vietinis modelis.

  • Žinių bazėTrisdešimt temų apie prašymus, tvirtinimus, mokymus, komandiruotes – su įmonės reikšmėmis ir meniu keliais pagal teises.
  • Savi duomenysLikutis, grafikas, prašymai – tik paklausus ir tik savi; kitų darbuotojų duomenų neteikia.
  • Dokumentai ir juodraščiaiCV, kvitai, RFQ laiškas, mokymų kurso juodraštis pagal griežtą schemą.
  • ValdymasTiekėjas, limitai, biudžetas, saugojimo terminas, token ataskaita, ryšio patikra.
Kodėl naudinga
  • Atsako iš jūsų taisyklių, ne iš interneto.
  • Modelis gali veikti jūsų serveryje.
  • Kaina ir limitai matomi ataskaitoje.
Plačiau apie modulį: AI asistentas →
Sistemos vaizdas · demonstraciniai duomenys

Kodėl PDVS

nes pirmieji procesai turi būti paprasti.

Mažai komandai svarbiausia, kad atostogų prašymo, pažymos ar sutarties pakeitimo nereikėtų ieškoti el. pašte. PDVS pradedama nuo kelių procesų, kurie kartojasi kas mėnesį.

  • Diegimas nuo organizacinės struktūros
  • Savitarna darbuotojams nuo pirmos dienos
  • Tvirtinimai pagal pareigybes, ne pagal pavardes
  • Augant – tie patys duomenys MIDI ir MAXI planuose
MINI 199,00 EURper mėn., be PVM Diegimas nuo 1 500,00 EUR Iki 10 darbuotojų – MICRO nuo 64,90 EUR per mėn. (bazė ir vienas aktyvus naudotojas)
Planai ir kainos
  • Prašymai, tvirtinimai ir likučiai vienoje grandinėje
  • Darbo dokumentai su istorija ir pasirašymu
  • Grafikai ir tabelis be „Excel“

Kitas žingsnis

Nuo funkcijų – prie realaus jūsų proceso.

Geriausias kitas žingsnis – trumpa demonstracija su jūsų pasirinktu procesu ir vaidmenimis. Taip parodome ne teorines funkcijas, o konkrečią darbuotojo, vadovo ir atsakingo skyriaus eigą.

Užsakyti demonstraciją Visi sprendimai → Nuotoliniu būdu · su jūsų procesu · be įsipareigojimų