Kaip suvaldyti procedūrų versijas ir peržiūras kokybės sistemoje
Kai procedūros dubliuojamos aplankuose ir el. laiškuose, failo pavadinimas nebeparodo, kuri versija galioja. Vienoje sistemoje susietos procedūros, peržiūros, šablonai, pasirašymas ir versijos padeda aiškiai matyti dokumento būklę.
Failas „Procedura_v3_FINAL_nauja.docx“ nepadeda darbuotojui suprasti, ar jis remiasi aktualia tvarka. Kai ta pati procedūra saugoma bendrame diske, siunčiama el. paštu ir dar kartą nukopijuojama į skyriaus aplanką, jos pavadinimas tampa pagrindiniu versijos požymiu. Kokybės ar DVS specialistui tenka aiškintis, kuris dokumentas galioja, kas jį pakeitė ir ar numatyta peržiūra jau atlikta.
Kai procedūros kopija tampa atskira versija
Procedūrų failai dažnai dubliuojami ne dėl sudėtingų reikalavimų, o dėl kasdienių veiksmų. Darbuotojas atsisiunčia dokumentą, pakoreguoja jo kopiją ir persiunčia kolegai. Kitas darbuotojas išsaugo gautą failą kitame aplanke. Po kelių tokių veiksmų organizacijoje atsiranda kelios panašiai pavadintos procedūros, tačiau iš failų pavadinimų nebeaišku, kuri iš jų yra aktuali.
Tokioje situacijoje dokumentų valdymas priklauso nuo asmeninių aplankų, darbuotojų atminties ir el. pašto paieškos. Net radus naujausią failą, dar reikia nustatyti, ar tai patvirtinta versija, ar tik derintas juodraštis. Darbuotojams kyla praktinis klausimas: pagal kurią procedūrą jie turi dirbti šiandien.
Išskaidytos peržiūros apsunkina kokybės procesą
Kokybės sistemoje svarbus ne tik procedūros turinys. Reikia suprasti ir jos būklę: ar dokumentas pateiktas peržiūrai, kas jį įvertino, ar pakeitimai suderinti ir kuri versija turi būti naudojama. Kai pati procedūra saugoma vienoje vietoje, pastabos siunčiamos el. paštu, o peržiūros data žymima atskirame registre, bendrą vaizdą tenka atkurti rankiniu būdu.
Toks išskaidymas sukuria riziką, kad peržiūra bus atlikta pagal ne tą failą arba po patvirtinimo darbuotojams liks prieinama ankstesnė kopija. Taip pat sudėtingiau paaiškinti, kodėl dokumentas buvo pakeistas ir kokie veiksmai su juo jau atlikti. Kuo daugiau procedūrų ir jas peržiūrinčių darbuotojų, tuo daugiau priklausomybių atsiranda tarp failų, registrų ir laiškų.
Aktuali procedūra turi būti atpažįstama pagal jos būklę sistemoje, o ne pagal žodžius „FINAL“ ar „nauja“ failo pavadinime.
Procedūros, peržiūros ir versijos viename procese
PDVS Dokumentų valdymo modulis apima procedūrų ir jų peržiūrų valdymą bei kokybės sistemos dokumentus. Darbo dokumentų modulis papildo šį procesą šablonais, pasirašymu ir versijų valdymu. Šios galimybės leidžia dokumentą tvarkyti kaip nuoseklų procesą, o ne kaip atskirų failų rinkinį.
Praktikoje tai padeda susieti kelis kokybės dokumentų valdymo etapus:
- Procedūros rengiamos pagal šablonus. Dokumentams galima taikyti vienodą struktūrą, užuot kiekvieną kartą kūrus naują failą nuo pradžių.
- Peržiūros vykdomos kartu su dokumentu. Procedūros turinio ir jos peržiūros nereikia valdyti skirtingose vietose.
- Pakeitimai atskiriami versijomis. Nauja redakcija nepakeičiama nepaaiškinama failo kopija.
- Pasirašymas įtraukiamas į dokumento kelią. Pasirašytų dokumentų nereikia atskirti nuo jų rengimo ir versijų valdymo.
Šis principas aktualus tiek DVS, tiek KVS procesams. Vienoje vietoje galima matyti dokumentą, jo būklę ir atliktus veiksmus: kas, kada ir kodėl priėmė sprendimą. Todėl kokybės specialistui nebereikia dokumento istorijos atkurti iš el. pašto grandinių, bendrų diskų ir atskirų Excel registrų.
Kaip įvertinti procedūrų valdymą jūsų įmonėje
Per demonstraciją galima aptarti, kur šiuo metu saugomos jūsų procedūros, kaip organizuojamos jų peržiūros ir kaip darbuotojai nustato aktualią dokumento versiją. Taip pat galima įvertinti, kaip PDVS Dokumentų valdymo ir Darbo dokumentų moduliai apimtų naudojamus šablonus, pasirašymą bei kokybės dokumentų versijas.
Užsakykite PDVS demonstraciją ir aptarkime jūsų įmonės procedūrų bei kokybės dokumentų valdymą.